THE SWIM SUPPLIER WORKPLACE FOR INVOICE MANAGEMENT

The SWIM (Supplier Workplace for Invoice Management, Posto di lavoro dei fornitori per la gestione delle fatture) è un portale online per i fornitori e i business partner di Viacom per accedere a ordini di acquisto, fatture e stato dei pagamenti.

The SWIM è disponibile per tutti i fornitori registrati. Se non si è ancora registrati, rivolgersi al proprio contatto Viacom per istruzioni sulla registrazione.

Per accedere al portale occorre un browser aggiornato. Per le Impostazioni minime di sistema, andare alla Pagina guida situata qui, aprire il documento intitolato "Impostazioni minime di sistema previste per The Swim", e seguire le istruzioni passo a passo per assicurare la correttezza delle impostazioni del sistema.

L’accesso al portale è disponibile 24 ore al giorno, 7 giorni la settimana. Tuttavia, possono esservi delle volte in cui occorre eseguire la manutenzione del sistema, il quale non sarà quindi disponibile per un breve periodo di tempo.

1. Per accedere, andare al link del portale di The Swim: http://theswim.viacom.com
2. Inserire la propria ID utente e password
3. Fare clic su Accedi
4. Si potrà quindi accedere al portale The SWIM

1. Tutti gli ordini di acquisto – Questo link condurrà a tutti gli ordini di acquisto della propria società.
2. Nuovo – Nuovi ordini di acquisto che devono ancora essere elaborati dalla propria società
3. Modificato – Ordini di acquisto modificati
4. In corso – Ordini di acquisto messi in sospeso dalla propria società o rinviati dal cliente e che richiedono un’ulteriore elaborazione da parte del fornitore
5. Confermato – Ordini di acquisto confermati dal fornitore
6. Parzialmente accettato dal cliente – Ordini di acquisto che sono stati parzialmente accettati dal fornitore
7. Rifiutato – Ordini di acquisto rifiutati dal fornitore
8. Annullato dal cliente – Ordini di acquisto annullati. La cancellazione di un PO può essere dovuta al rifiuto del PO da parte del fornitore o un’eliminazione valida del documento del PO.

Tutte le fatture e note di accredito

1. Questo link condurrà a tutte le fatture e le note di accredito create dalla propria società (il fornitore):
2. In corso – Elenco delle fatture e delle note di accredito elaborate dal fornitore
3. Documento inviato -- Elenco delle fatture e delle note di accredito inviate al fornitore
4. Accettato – Fatture e note di accredito approvate dal fornitore
5. Rifiutato – Fatture e note di accredito rifiutate dal fornitore
6. Crea – Creare una fattura o nota di accredito attraverso questo link

1. Per creare una fattura da un ordine di acquisto andare a Pagina iniziale > Tutte le fatture e note di accredito> Crea> Per un ordine di acquisto
2. Selezionare un ordine di acquisto (PO) per creare una fattura da esso.
3. È possibile modificare il N. di fattura e l’importo della fattura; tenere tuttavia presente che la modifica degli importi può necessitare di approvazioni aggiuntive dal richiedente di Viacom.
4. Se si fattura a un’entità in America Latina, Europa, Africa o Australia, occorre allegare alla fattura SWIM elettronica anche una copia in formato PDF della propria fattura.
5. N.B.: Le fatture PO possono anche essere inviate per posta o per e-mail agli indirizzi indicati al allegato “h”. Indicare esclusivamente il numero del PO e il VAT, ABN, o GST numero (ove richiesto – vedere qui di seguito).

Sì, il campo sul numero di fattura è obbligatorio. Il numero inserito in questo campo sarà incluso nella notifica di effettuazione del pagamento. Usare il numero di fattura legale nella fattura

1. Nome del fornitore (se conosciuto)
2. ordine di acquisto (PO) il numero sulla faccia della fattura

Inviare la fattura per e-mail (o posta) a degli indirizzi seguenti:

1. Per i fornitori che fanno affari con entità di Viacom in Europa, Medio Oriente e Africa:
   
   1. È possibile inviare le fatture per e-mail a: EMEASWIM@ipsservices.com

Una fattura Non-PO DEVE indicare tutte le seguenti informazioni sul lato anteriore della fattura:

1. Codice società Viacom e nome (ad es., 3390 MTV Networks Europe, 2359 MTV Networks Argentina)
2. Numero di identificazione Viacom (VIN) del dipendente MTVN/Viacom che ordina i beni e/o i servizi
3. Nome del fornitore (se conosciuto)
4. Includere la valuta
5. Si prega di notare: Il codice società e il VIN sono necessari per assicurare l’elaborazione della fattura.
6. Se si risiede in uno dei seguenti Paesi, fornire anche il VAT, ABN, o GST numero:
   
   1.         -  Spagna
   2.         -  Portogallo
   3.         -  Germania
   4.         -  Belgio
   5.         -  Paesi Bassi
   6.         -  Italia
   7.         -  Francia
   8.         -  Regno Unito
   9.         -  Polonia
   10.         -  epubblica Ceca
   11.         -  Ungheria
   12.         -  Svizzera
   13.         -  Sud Africa
   14.         - Nigeria
   15.         -  Australia
   16.         -  Neozelandese
   17. Inviare la fattura per e-mail (o posta) indirizzi , vedere la sezione "h":

Si prega di tenere presenti le seguenti linee guida e i consigli utili di IPS, il nostro partner di imaging, quando si invia una fattura Non-PO all’indirizzo e-mail di cui sopra:

1. Per un’elaborazione più rapida, allegare i documenti a un messaggio e-mail vuoto, vale a dire, non includere "firme" o loghi, grafica o link nel corpo del messaggio. Questi elementi vanno bene, ma rallentano leggermente l’elaborazione. Il formato PDF è quello più efficiente per l’elaborazione.
2. Si invia a una casella di posta non monitorata da una persona, per cui le e-mail non sono lette e le richieste di "ricezione di lettura" e richiamata non sono elaborate. Non includere istruzioni nel corpo del messaggio e-mail – il testo del corpo del messaggio è ignorato.
3. La/e pagina/e principale/i deve/devono essere prima/e nel documento da elaborare e le pagine di backup/supporto devono seguire – tutte nello stesso documento.
4. C’è un limite di 10 MB (per messaggio e-mail) per gli allegati, per cui se gli allegati sono di grandi dimensioni, suddividerli e inviare diversi messaggi e-mail. Non suddividere i documenti di lavoro in quanto non saranno riuniti insieme.
5. I nomi dei file non devono superare i 100 caratteri. I file dai nomi più lunghi non saranno elaborati. Non usare caratteri speciali, fatta eccezione per lo spazio, il trattino lungo/corto e il trattino basso.
6. I documenti o dati sensibili/riservati non devono essere inviati per e-mail, in quanto la posta elettronica non rappresenta un mezzo sicuro.
7. È possibile allegare diversi documenti a un unico messaggio e-mail. Per efficienza, ogni documento deve essere una fattura o un documento di lavoro separato. Tuttavia, possiamo accettare un documento che contiene diverse fatture (documenti di lavoro).
8. Se si scansionano i propri documenti, ad esempio con una periferica multifunzione (MFD, MFP, ecc.), scansionare a una risoluzione di 200 o 300 dpi e salvare come documento PDF in bianco e nero.
9. Le e-mail saranno elaborate fino all’"ora di chiusura", che sono in genere le 15:00 Fuso orario orientale (USA). Le e-mail ricevute dopo quell’ora saranno elaborate con il lavoro del giorno successivo.

1. Estensione file, Tipo file
2. CSV Valori separati da virgola
3. DOC Microsoft Word 95-2003
4. DOCX Microsoft Word 2007-2010
5. Documento HTM, HTML HTML
6. PDF Adobe Portable Document Format
7. PPT Microsoft PowerPoint 95-2003
8. PPTX Microsoft PowerPoint 2007-2010
9. PRN Printer Text File
10. RTF Rich Text Format
11. TIF, TIFF Tagged Image File Format
12. TXT Testo normale
13. XLS Microsoft Excel 95-2003
14. XLSX Microsoft Excel 2007-2010
15. XML Formato XML
16. ZIP Archivio compresso (senza password)

La fattura in allegato è richiesta per i fornitori dell’America Latina, Europa, Africa e Australia. Inoltre, i fornitori dell’America Latina devono caricare i documenti di supporto come allegati durante la creazione delle fatture. I documenti di supporto che devono essere allegati all’invio delle fatture The SWIM a Viacom sono:

1. Copia scansionata della fattura del fornitore
2. Lettera di assegnazione
3. Foglio di accettazione del servizio
4. Documento dell’ordine di consegna, ecc.
5. Documenti secondo i Termini e condizioni contrattuali stipulati nella sezione Allegati

Selezionare il file che si desidera allegare e fare clic su Carica. Il file allegato sarà visualizzato nell’elenco degli allegati. Per eliminare un documento allegato, fare clic sull’icona del cestino sul lato destro del documento.

Per visualizzare lo stato di una fattura creata in SWIM, andare a Pagina iniziale > Tutte le fatture e note di accredito. "Documento inviato" è lo stato finale in questa pagina. Per ulteriori dettagli e per le fatture non-PO, eseguire il Report stato fattura facendo clic sul pulsante visualizzato in questa pagina.

Per creare un account utente addizionale, andare a Pagina iniziale > Amministrazione> Crea utente>

Accettare l’informativa sulla privacy. Compilare i campi in Informazioni utente generale, Informazioni di contatto e Impostazioni.

Per trovare altri utenti andare a Pagina iniziale > Amministrazione> Trova utente

Per visualizzare gli elenchi dei clienti andare a Pagina iniziale > Amministrazione > Elenchi dei clienti

Per modificare la password, andare a Pagina iniziale > Amministrazione> Il mio profilo utente

È anche possibile modificare la password nella pagina di login, basta fare clic su Modifica la mia password.

Per modificare le informazioni sulla propria società andare a Pagina iniziale > Amministrazione> Dati aziendali

1. Fare clic su MODIFICA
2. Compilare il campo/i campi che si desidera modificare
3. Fare clic su SALVA (in alto nella pagina)

Si prega di notare che è possibile modificare solo alcuni tipi di informazioni e tutte le modifiche sono prese in esame dal nostro team di configurazione dei fornitori.

Per modificare le informazioni utente personali (vale a dire, l’indirizzo e-mail), andare a Pagina iniziale > Amministrazione> Il mio profilo utente

1. Fare clic su ELABORA
2. Compilare il campo/i campi che si desidera modificare
3. Fare clic su SALVA

Si prega di notare che questo indirizzo e-mail non è collegato alle informazioni aziendali. Fare riferimento a "Come posso modificare le informazioni sulla mia società

Per l’Europa, Medio Oriente e l’Africa inviare un’e-mail a GBSBudapest@viacom.com con eventuali domande o contattare la linea di supporto dei fornitori per assistenza. Il supporto è disponibile in inglese, ungherese, tedesco, polacco, italiano, francese, olandese, spagnolo e portoghese